Wanneer een bedrijf groeiende is, kan het zijn dat het huidige bedrijfspand niet meer aan de wensen voldoet en simpelweg te klein geworden is. Tijd om te verhuizen naar een ander kantoorpand dus. In dit artikel geven wij 4 tips voor een vlotte verhuizing!
1. Stel een verhuisplan op
Een van belangrijkste zaken om aan te denken wanneer je gaat verhuizen naar een ander kantoorpand, is het opstellen van een verhuisplan. Hiermee kan de verhuizing soepel verlopen en heeft het personeel de gelegenheid om door te kunnen werken. Tijdens dit proces van verhuizen, is communicatie belangrijk, en dat kan met behulp van een verhuisplan of draaiboek. Door zoiets te maken communiceer je op een duidelijke manier aan je personeel wat er van hen wordt verwacht. Zo is voor iedereen overzichtelijk wat er moet gebeuren.
2. Wijs een aanspreekpunt aan
Een goede taakverdeling is het halve werk. Door een aanspreekpunt voor de verhuizing aan te wijzen zorg je ervoor dat alles in goede banen wordt geleid. Denk bijvoorbeeld na over vragen als: wie gaat het aanspreekpunt onder collega’s zijn? En is hij of zij dan ook het aanspreekpunt voor externe partijen? Dit moet iemand zijn die verantwoordelijkheid kan dragen, goed kan plannen en het overzicht behoudt. Je kunt hierbij denken aan een Office of Facility Manager.
3. Maak de verhuizing kenbaar
Als de verhuizing naar het nieuwe bedrijfspand eenmaal in gang is gezet, is het belangrijk om dit kenbaar te maken. Je kunt hierbij denken aan het versturen van verhuisberichten naar partnerbedrijven, leveranciers en klanten. Zo zijn zij op de hoogte van het nieuwe adres. Denk hierbij ook aan het aanpassen van het eigen materiaal. Zo moeten er adreswijzigingen worden doorgegeven aan onder andere de Kamer van Koophandel en aan de Belastingdienst. Maar ook het aanpassen van bijvoorbeeld de handtekeningen van het personeel in e-mails en de opmaak van het briefpapier zijn belangrijke zaken om niet te vergeten.
4. Denk na over de kantoorinrichting
Bij de verhuizing naar een ander kantoorpand hoort natuurlijk een bijpassende kantoorinrichting. Een belangrijk onderdeel van een kantoorinterieur is de vloer. Het is niet ondenkbaar dat door de verhuizing het parket is beschadigd met krassen en deuken. Door ervoor te kiezen je parketvloer te renoveren, ziet de vloer in het bedrijfspand er weer zo goed als nieuw uit. En met een nieuwe kantoorinrichting geef je ook een boost aan het bedrijfsimago.
Welke tips voor een vlotte verhuizing naar een ander bedrijfspand weet jij nog meer?
